CARA PENGUMPULAN DATA PADA
JOB ANALYSIS
Job Analysis / Analisis pekerjaan adalah : Prosedur untuk menentukan tanggung jawab dan persyaraan keterampilan yang dibutuhkan dari pekerjaan dan jenis orang yang harus dipekerjakan untuk pekerjaan tersebut.
Mengapa kita memerlukan uraian jabatan (job description)?. Ini tentunya kembali dari organisasi sendiri. Organisasi mempunyai alasan, mengapa harus ada, untuk apa diadakan, dan sasaran apa yang harus dicapai. Karena itu organisasi merumuskan visi, misi dan perencanaan yang kemudian membentuk struktur. Dari struktur inilah selanjutnya pekerjaan / jabatan (job) itu muncul. Jabatan merupakan unit dasar dari struktur organisasi yang membangun organisasi. Semua jabatan harus dikombinasikan untuk mencapai tujuan, sehingga jabatan harus berhubungan dengan individu (employee) dan organisasi sebagai pemilik (employer). Dari sinilah jabatan bisa disebut sebagai kumpulan tanggungjawab / aktifitas untuk menghasilkan sesuatu .
Untuk mengetahui apa kumpulan tanggungjawab/aktifitas tersebut, maka perlu ada analisa yang disebut sebagai analisa jabatan (job analysis), Hasilnya, sudah tentu dinamakan uraian pekerjaan/ uraian jabatan (job description).
Manfaat dari uraian jabatan diantaranya :
· Atasan – untuk mengoptimalkan peran dan tanggungjawab bawahan
· Pimpinan Organisasi – untuk dapat memimpin dan memberikan motivasi agar pemegang jabatan menghasilkan kinerja optimal.
· Pemegang jabatan – sebagai panduan dan pedoman kerja serta mengetahui apa yang harus dilakukan dan diharapkan dari organisasi
· Perekrut – untuk mengetahui kandidat yang tepat dan paling cocok sesuai kebutuhan jabatan
· Trainer – untuk mengetahui kebutuhan pelatihan bagi pemegang jabatan
· Perencana Karir – untuk menempatkan individu sesuai dengan peran, tanggungjawab dan kebutuhan organisasi.
· Perencanaan dan Pengembangan Organisasi (Organization Development & Planner) –untuk membuat perencanaan pengembangan organisasi yang membutuhkan pemahaman tentang jabatan dan jenis peran / tanggungjawab yang diperlukan
Maka jelaslah bahwa job description adalah bagian penting dari sistem pengembangan SDM. Ibarat navigator, job desc adalah peta yang menentukan arah, kemana harus berbelok, berapa kecepatan yang diperlukan dan seterusnya. Sudah tentu, sebelum membuat job desc, didahului dengan yang namanya job analysis.
Job Analysis bisa dilakukan dengan tiga kondisi :
1. Untuk jabatan yang sama sekali baru, namun sudah ada di dalam struktur organisasi.
2. Untuk jabatan yang ada (vacant) namun belum ada orangnya.
3. Untuk jabatan yang sudah ada posisi orangnya tapi belum mempunyai job description.
Setiap kondisi membutuhkan pendekatan yang berbeda. Sebagai contoh, untuk kondisi pertama, tentu tidak bisa dengan proses interview , tapi dengan cara mencari referensi atau benchmark ke organisasi lain. Sedangkan untuk kondisi ke 2 dan 3, bisa dilakukan dengan proses tiga arah, yakni dengan menggali informasi pada pemegang jabatan, atasan atau orang lain yang mengerti.
Dengan analisis pekerjaan ini bisa digunakan untuk membuat :
1. Job Description: pernyataan faktual dan terorganisasi perihal kewajiban dan tanggung jawab pekerjaan tertentu.
2. Job Specification: menunjukkan kualitas yang disyaratkan bagi pelaksanaan yang dapat diterima.
3. Job Evaluation: proses sistematik dan beruntun untuk menentukan nilai suatu pekerjaan (menentukan kompensasi).
Manfaat analisis jabatan ( Job Analysis )
1. Digunakan sebagai data untuk menyusun uraian jabatan (job description)
2. Sumber data untuk menyusun spesifikasi jabatan (job spesification)
3. Dijadikan bahan untuk menetapkan standar pencapaian hasil (job performance standard)
4. Untuk menetapkan materi pelatihan, baik untuk pegawai baru maupun pegawai lama
5. Menempatkan pegawai dalam suatu jabatan sehingga sesuai minat dan kemampuan
6. Digunakan untuk bahan penciptaan rencana pengembangan potensi pegawai
7. Penetapan imbalan bagi pemegang jabatan secara adil
Pertimbangan Strategik dalam Job Analysis
ü Tingkat partisipasi karyawan dalam proses job analysis.
ü Pelaksanaan job analysis (rincian proses)
ü Waktu pelaksanaan job analysis
ü Keputusan penggunaan orientasi (tradisional / masa depan)
Siapa yang melakukan Job Analysis ?
ü Pakar job analysis
ü Job Analyser dari luar
ü Supervisor
ü Manager
ü Individu yang sungguh memahami orang-orang, pekerjaan dan keseluruhan sistem organisasi
Aspek Pekerjaan Job Analysis
ü Keluaran pekerjaan (penyusunan staff, penetapan standar dan tujuan kerja, evaluasi nilai kerja)
ü Aktivitas yang dilaksanakan. (tujuan perancangan kerja, struktur org., persyaratan kerja dan jalur karir, kebutuhan pelatihan dan pengembangan, pendefinisian kebutuhan suksesi manajemen, perencanaan tinjauan kerja.
ü Kompetensi (definisi persyaratan kerja untuk seleksi, penempatan, jalur karir, rencana desain org. kebutuhan pelatihan).
ü Struktur balas jasa (administrasi gaji).
TEKNIK JOB ANALYSIS
ü Observasi
Mengobservasi orang yang melaksanakan pekerjaan
Pekerjaan diasumsikan konstan sepanjang waktu.
Tujuan : untuk menganalisis persyaratan dari pekerjaan, bukan menilai.
Kelebihannya : akan didapatkan data yang lebih nyata sesuai dengan tugas masing-masing karyawan setiap harinya.
Kelemahannya : akan membutuhkan waktu yang lama, untuk terjun langsung ke lingkup kerja masing-masing bagian.
ü Wawancara
Ada 3 jenis ( inidividu, kelompok karyawan, kelompok supervisor)
Validitas tgt pada :
o Penggunaan metode sistematik
o Sampel yang diambil
Kelebihannya : dapat mengetahui secara langsung potensi dari masing-masing karyawan terhadap penguasaan pekerjaannya sehari-hari.
Kelemahannya : membutuhkan waktu yang terlalu lama untuk mewawancarai satu persatu dari keseluruhan jumlah karyawan yang ada. Dan distorsi informasi
Diperlukan informasi tambahan.
ü Kuesioner
Kuesioner yang disesuaikan dengan aktivitas organisasi.
Kuesioner terbitan
Informasi untuk membongkar tugas, tanggung jawab, kemampuan, standar kinerja pekerjaan.
Kuesioner : analisis kuantitatif
Kelebihannya : sangat efektif, karena tidak membutuhkan waktu yang terlalu lama untuk mendapatkan data yang dibutuhkan untuk analisis pekerjaan masing-masing karyawan.
Kelemahannya : perlu adanya penilaian yang benar-benar obyektif dari masing-masing karyawan tanpa harus membedakan satu sama lain.
ü Catatan Harian Karyawan
Pencatatan secara berkala tugas, aktivitas karyawan
Analisis yang membutuhkan waktu, ketelitian yang tinggi dan biaya yang mahal.
Berguna untuk menganalisis struktur kerja, organisasi, persyaratan staff, kebutuhan pelatihan.
Kelebihannya : sangat simple karena hanya sekilas dan garis besarnya saja yang merupakan catatan dari hasil wawancara, tidak membutuhkan waktu yang terlalu lama.
Kelemahannya : data yang diperoleh kurang akurat / detail untuk digunakan.
Kriteria Teknik Job Analysis
· Keandalan (reliability) : Ukuran konsistensi
· Validitas : ukuran akurasi (Menghimpun data dari kary dan supervisor)
· Tujuan analisis
Masalah-masalah dalam Job Analysis
· Ketakutan karyawan (ancaman pekerjaan, tingkat gaji, tingkat produksi).
· Mengumpulkan informasi yang mutakhir.
Keberhasilan Job Analysis
· Komitmen manajemen puncak
· Keterlibatan serikat pekerja
· Keterlibatan karyawan
· Komunikasi yang efektif
· Penugasan personalia untuk pelaksanaan
· Penggunaan pakar
· Pengumpulan data
· Penggunaan alat dan teknik yang tepat.
· Penggunaan komite untuk pengawas.
JOB ANALYSIS
Job Analysis / Analisis pekerjaan adalah : Prosedur untuk menentukan tanggung jawab dan persyaraan keterampilan yang dibutuhkan dari pekerjaan dan jenis orang yang harus dipekerjakan untuk pekerjaan tersebut.
Mengapa kita memerlukan uraian jabatan (job description)?. Ini tentunya kembali dari organisasi sendiri. Organisasi mempunyai alasan, mengapa harus ada, untuk apa diadakan, dan sasaran apa yang harus dicapai. Karena itu organisasi merumuskan visi, misi dan perencanaan yang kemudian membentuk struktur. Dari struktur inilah selanjutnya pekerjaan / jabatan (job) itu muncul. Jabatan merupakan unit dasar dari struktur organisasi yang membangun organisasi. Semua jabatan harus dikombinasikan untuk mencapai tujuan, sehingga jabatan harus berhubungan dengan individu (employee) dan organisasi sebagai pemilik (employer). Dari sinilah jabatan bisa disebut sebagai kumpulan tanggungjawab / aktifitas untuk menghasilkan sesuatu .
Untuk mengetahui apa kumpulan tanggungjawab/aktifitas tersebut, maka perlu ada analisa yang disebut sebagai analisa jabatan (job analysis), Hasilnya, sudah tentu dinamakan uraian pekerjaan/ uraian jabatan (job description).
Manfaat dari uraian jabatan diantaranya :
· Atasan – untuk mengoptimalkan peran dan tanggungjawab bawahan
· Pimpinan Organisasi – untuk dapat memimpin dan memberikan motivasi agar pemegang jabatan menghasilkan kinerja optimal.
· Pemegang jabatan – sebagai panduan dan pedoman kerja serta mengetahui apa yang harus dilakukan dan diharapkan dari organisasi
· Perekrut – untuk mengetahui kandidat yang tepat dan paling cocok sesuai kebutuhan jabatan
· Trainer – untuk mengetahui kebutuhan pelatihan bagi pemegang jabatan
· Perencana Karir – untuk menempatkan individu sesuai dengan peran, tanggungjawab dan kebutuhan organisasi.
· Perencanaan dan Pengembangan Organisasi (Organization Development & Planner) –untuk membuat perencanaan pengembangan organisasi yang membutuhkan pemahaman tentang jabatan dan jenis peran / tanggungjawab yang diperlukan
Maka jelaslah bahwa job description adalah bagian penting dari sistem pengembangan SDM. Ibarat navigator, job desc adalah peta yang menentukan arah, kemana harus berbelok, berapa kecepatan yang diperlukan dan seterusnya. Sudah tentu, sebelum membuat job desc, didahului dengan yang namanya job analysis.
Job Analysis bisa dilakukan dengan tiga kondisi :
1. Untuk jabatan yang sama sekali baru, namun sudah ada di dalam struktur organisasi.
2. Untuk jabatan yang ada (vacant) namun belum ada orangnya.
3. Untuk jabatan yang sudah ada posisi orangnya tapi belum mempunyai job description.
Setiap kondisi membutuhkan pendekatan yang berbeda. Sebagai contoh, untuk kondisi pertama, tentu tidak bisa dengan proses interview , tapi dengan cara mencari referensi atau benchmark ke organisasi lain. Sedangkan untuk kondisi ke 2 dan 3, bisa dilakukan dengan proses tiga arah, yakni dengan menggali informasi pada pemegang jabatan, atasan atau orang lain yang mengerti.
Dengan analisis pekerjaan ini bisa digunakan untuk membuat :
1. Job Description: pernyataan faktual dan terorganisasi perihal kewajiban dan tanggung jawab pekerjaan tertentu.
2. Job Specification: menunjukkan kualitas yang disyaratkan bagi pelaksanaan yang dapat diterima.
3. Job Evaluation: proses sistematik dan beruntun untuk menentukan nilai suatu pekerjaan (menentukan kompensasi).
Manfaat analisis jabatan ( Job Analysis )
1. Digunakan sebagai data untuk menyusun uraian jabatan (job description)
2. Sumber data untuk menyusun spesifikasi jabatan (job spesification)
3. Dijadikan bahan untuk menetapkan standar pencapaian hasil (job performance standard)
4. Untuk menetapkan materi pelatihan, baik untuk pegawai baru maupun pegawai lama
5. Menempatkan pegawai dalam suatu jabatan sehingga sesuai minat dan kemampuan
6. Digunakan untuk bahan penciptaan rencana pengembangan potensi pegawai
7. Penetapan imbalan bagi pemegang jabatan secara adil
Pertimbangan Strategik dalam Job Analysis
ü Tingkat partisipasi karyawan dalam proses job analysis.
ü Pelaksanaan job analysis (rincian proses)
ü Waktu pelaksanaan job analysis
ü Keputusan penggunaan orientasi (tradisional / masa depan)
Siapa yang melakukan Job Analysis ?
ü Pakar job analysis
ü Job Analyser dari luar
ü Supervisor
ü Manager
ü Individu yang sungguh memahami orang-orang, pekerjaan dan keseluruhan sistem organisasi
Aspek Pekerjaan Job Analysis
ü Keluaran pekerjaan (penyusunan staff, penetapan standar dan tujuan kerja, evaluasi nilai kerja)
ü Aktivitas yang dilaksanakan. (tujuan perancangan kerja, struktur org., persyaratan kerja dan jalur karir, kebutuhan pelatihan dan pengembangan, pendefinisian kebutuhan suksesi manajemen, perencanaan tinjauan kerja.
ü Kompetensi (definisi persyaratan kerja untuk seleksi, penempatan, jalur karir, rencana desain org. kebutuhan pelatihan).
ü Struktur balas jasa (administrasi gaji).
TEKNIK JOB ANALYSIS
ü Observasi
Mengobservasi orang yang melaksanakan pekerjaan
Pekerjaan diasumsikan konstan sepanjang waktu.
Tujuan : untuk menganalisis persyaratan dari pekerjaan, bukan menilai.
Kelebihannya : akan didapatkan data yang lebih nyata sesuai dengan tugas masing-masing karyawan setiap harinya.
Kelemahannya : akan membutuhkan waktu yang lama, untuk terjun langsung ke lingkup kerja masing-masing bagian.
ü Wawancara
Ada 3 jenis ( inidividu, kelompok karyawan, kelompok supervisor)
Validitas tgt pada :
o Penggunaan metode sistematik
o Sampel yang diambil
Kelebihannya : dapat mengetahui secara langsung potensi dari masing-masing karyawan terhadap penguasaan pekerjaannya sehari-hari.
Kelemahannya : membutuhkan waktu yang terlalu lama untuk mewawancarai satu persatu dari keseluruhan jumlah karyawan yang ada. Dan distorsi informasi
Diperlukan informasi tambahan.
ü Kuesioner
Kuesioner yang disesuaikan dengan aktivitas organisasi.
Kuesioner terbitan
Informasi untuk membongkar tugas, tanggung jawab, kemampuan, standar kinerja pekerjaan.
Kuesioner : analisis kuantitatif
Kelebihannya : sangat efektif, karena tidak membutuhkan waktu yang terlalu lama untuk mendapatkan data yang dibutuhkan untuk analisis pekerjaan masing-masing karyawan.
Kelemahannya : perlu adanya penilaian yang benar-benar obyektif dari masing-masing karyawan tanpa harus membedakan satu sama lain.
ü Catatan Harian Karyawan
Pencatatan secara berkala tugas, aktivitas karyawan
Analisis yang membutuhkan waktu, ketelitian yang tinggi dan biaya yang mahal.
Berguna untuk menganalisis struktur kerja, organisasi, persyaratan staff, kebutuhan pelatihan.
Kelebihannya : sangat simple karena hanya sekilas dan garis besarnya saja yang merupakan catatan dari hasil wawancara, tidak membutuhkan waktu yang terlalu lama.
Kelemahannya : data yang diperoleh kurang akurat / detail untuk digunakan.
Kriteria Teknik Job Analysis
· Keandalan (reliability) : Ukuran konsistensi
· Validitas : ukuran akurasi (Menghimpun data dari kary dan supervisor)
· Tujuan analisis
Masalah-masalah dalam Job Analysis
· Ketakutan karyawan (ancaman pekerjaan, tingkat gaji, tingkat produksi).
· Mengumpulkan informasi yang mutakhir.
Keberhasilan Job Analysis
· Komitmen manajemen puncak
· Keterlibatan serikat pekerja
· Keterlibatan karyawan
· Komunikasi yang efektif
· Penugasan personalia untuk pelaksanaan
· Penggunaan pakar
· Pengumpulan data
· Penggunaan alat dan teknik yang tepat.
· Penggunaan komite untuk pengawas.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar